C'est une liste hiérarchisée de toutes les tâches que vous devez effectuer. Elles répertorient tout ce que vous avez à faire, avec les tâches les plus importantes en haut de la liste et les tâches les moins importantes en bas.
En gardant une telle liste, vous vous assurez que vos tâches sont écrites en un seul endroit afin de ne rien oublier d'important. Et en hiérarchisant les tâches, vous planifiez l'ordre dans lequel vous les exécuterez, afin de savoir ce qui nécessite votre attention immédiate et ce que vous pouvez laisser pour plus tard.
Les listes de tâches (en français) sont essentielles si vous voulez vaincre la surcharge de travail. Lorsque vous ne les utilisez pas efficacement, vous paraîtrez flou et peu fiable pour les personnes qui vous entourent.
Lorsque vous les utilisez efficacement, vous serez beaucoup mieux organisé et vous serez beaucoup plus fiable. Vous ressentirez moins de stress, en sachant que vous n'avez rien oublié d'important. De plus, si vous établissez des priorités intelligemment, vous concentrerez votre temps et votre énergie sur des activités de grande valeur, ce qui signifiera que vous êtes plus productif et plus précieux pour votre équipe.
Garder une liste bien structurée et réfléchie semble assez simple. Mais il peut être surprenant de voir combien de personnes ne les utilisent pas du tout, sans parler de les utiliser efficacement.
En fait, c'est souvent lorsque les gens commencent à les utiliser efficacement et raisonnablement qu'ils font leurs premières percées en matière de productivité personnelle et commencent à réussir leur carrière.
Préparer une liste de tâches
Étape 1:
Notez toutes les tâches que vous devez accomplir. S'il s'agit de tâches volumineuses, divisez la première étape de l'action et notez-la avec la tâche la plus importante. (Idéalement, les tâches ou les étapes d'action ne devraient pas prendre plus de 1 à 2 heures.)
Remarque:
Vous trouverez peut-être plus facile de compiler plusieurs listes (couvrant la personne, les études et le lieu de travail, par exemple). Essayez différentes approches et utilisez la meilleure pour votre propre situation.
Étape 2:
Exécutez ces tâches en allouant des priorités de A (très important ou très urgent) à F (sans importance ou pas du tout urgent).
Si trop de tâches ont une priorité élevée, parcourez à nouveau la liste et rétrogradez les moins importantes. Une fois que vous avez fait cela, réécrivez la liste par ordre de priorité.
Utilisation de votre liste de tâches
Pour utiliser votre liste, parcourez-la simplement dans l'ordre, en traitant d'abord les tâches prioritaires A, puis les Bs, puis les C, et ainsi de suite. Lorsque vous terminez des tâches, cochez-les ou supprimez-les.
Ce que vous mettez sur votre liste et comment vous l'utilisez dépendra de votre situation. Par exemple, si vous occupez un poste de type vente, un bon moyen de vous motiver est de garder votre liste relativement courte et de tenter de la compléter chaque jour.
Mais si vous jouez un rôle opérationnel, ou si les tâches sont importantes ou dépendantes de trop d’autres personnes, il peut être préférable de se concentrer sur une liste à plus long terme et de la «réduire» au jour le jour.
Beaucoup de gens trouvent utile de passer, disons, 10 minutes à la fin de la journée, à organiser les tâches de leur liste pour le lendemain.
Astuce :
Lorsque vous hiérarchisez les tâches, assurez-vous de faire la différence entre l'urgence et l'importance. Pour en savoir plus, consultez notre article sur le principe urgent / important d'Eisenhower.
Utilisation du logiciel
Bien que l'utilisation d'une liste papier soit un moyen facile de commencer, les approches basées sur des logiciels peuvent être plus efficaces malgré la courbe d'apprentissage. Ceux-ci peuvent vous rappeler des événements ou des tâches qui seront bientôt en retard, ils peuvent également être synchronisés avec votre téléphone ou votre e-mail, et ils peuvent être partagés avec d'autres membres de votre équipe, si vous collaborez sur un projet.
Il existe de nombreux logiciels de gestion du temps disponibles. À un niveau simple, vous pouvez utiliser Word ou Excel pour gérer vos listes. les services de messagerie tels que Gmail ™ ont des listes de tâches comme fonctionnalités standard.
L'un des principaux avantages de l'utilisation d'une approche logicielle pour gérer votre liste est que vous pouvez la mettre à jour facilement. Par exemple, au lieu de gratter les tâches et de réécrire la liste tous les jours, le logiciel vous permet de déplacer et de hiérarchiser rapidement les tâches.
Astuce :
Nous pensons, planifions et travaillons tous différemment. Un programme qui fonctionne bien pour un collègue peut ne pas bien fonctionner pour vous simplement parce que vous apprenez et pensez à votre manière. C'est pourquoi il est utile de rechercher et d'essayer plusieurs façons différentes de compiler votre liste avant de choisir un seul système.
Astuce :
Les listes de tâches sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit nombre de tâches à accomplir. Cependant, ils peuvent devenir encombrants lorsque vous avez trop d'éléments sur eux ou lorsque vous devez faire progresser plusieurs projets. À ce stade, il vaut la peine de commencer à utiliser des programmes d'action, conçus pour gérer de manière fiable des situations plus complexes.
Points clés
Pour être bien organisé sur le lieu de travail, vous devez utiliser des listes de tâches. En les utilisant, vous vous assurerez que:
N'oubliez pas d'effectuer toutes les tâches nécessaires.
Vous vous attaquez d'abord aux tâches les plus importantes et ne perdez pas de temps sur des tâches insignifiantes.
Vous n'êtes pas stressé par un grand nombre d'emplois sans importance.
Commencez par énumérer toutes les tâches que vous devez effectuer.
Marquez l'importance de la tâche à côté, avec une priorité de A (très important) à F (sans importance). Reformulez la liste dans cet ordre d'importance. Ensuite, effectuez d'abord les tâches en haut de la liste. Ce sont les tâches les plus importantes et les plus utiles à accomplir.
Vous pouvez également utiliser des approches logicielles pour gérer votre liste. Vous pouvez souvent y accéder de n'importe où, et ils peuvent souvent être synchronisés avec votre smartphone
